重慶市江北區(qū)的某設(shè)計公司系上市公司，該公司系市外某房地產(chǎn)開發(fā)公司的中標(biāo)單位，負(fù)責(zé)設(shè)計中標(biāo)項目樓盤的項目整體布局、鳥瞰圖設(shè)計及景觀設(shè)計等相關(guān)工程，合同中約定了雙方的權(quán)利義務(wù)及設(shè)計費(fèi)用支付的時間節(jié)點。雙方的工作人員在履行合同的過程中通過微信的工作群、電子郵件等方式進(jìn)行溝通工作的細(xì)節(jié)。該設(shè)計公司根據(jù)要求進(jìn)行改進(jìn)設(shè)計成果并交付，甲方按照設(shè)計公司交付的設(shè)計施工圖進(jìn)行施工，但卻稱設(shè)計公司的設(shè)計未達(dá)到合同約定的交付標(biāo)準(zhǔn)，故不能按照合同約定的金額支付設(shè)計費(fèi)用，雙方因此對薄公堂。訴訟過程中法院要求設(shè)計公司對相關(guān)工程量完成及驗收的細(xì)節(jié)補(bǔ)充證據(jù)，該設(shè)計公司的相關(guān)人員在重新梳理證據(jù)的過程中發(fā)現(xiàn)微信聊天記錄和往來電子郵件中有相關(guān)內(nèi)容可提交到法院，故向重慶市中信公證處申請保全證據(jù)公證。
重慶市中信公證處通過審查相關(guān)材料后，受理了公證申請，并指派公證員辦理上述公證事項。公證員發(fā)現(xiàn)該設(shè)計公司陸續(xù)設(shè)計了甲方的7個項目，溝通的工作群、聯(lián)系人及電子郵件數(shù)量繁多。公證員審核相關(guān)證據(jù)材料后確定了保全方案，建議該設(shè)計公司按照每個項目溝通的情況分段操作，并將項目予以命名形成一份清晰、直觀的證據(jù)，以便法官拿到公證書后可以厘清證明的事實，這一建議得到當(dāng)事人律師的認(rèn)同。因舉證期限緊迫，公證員與律師團(tuán)隊在大量的證據(jù)中找出了關(guān)鍵證據(jù)鏈條，加班加點出具了公證書，確保舉證期限屆滿前提交到法院，該設(shè)計公司順利完成了舉證責(zé)任，贏得了訴訟的勝利。
近年來，隨著信息技術(shù)水平的提升及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件已經(jīng)成為人際交往、合同履行中傳遞信息、記錄事實的重要載體。一旦發(fā)生糾紛進(jìn)行訴訟時，相關(guān)的電子數(shù)據(jù)就成為重要的證據(jù)之一。但電子數(shù)據(jù)易被破壞、刪除，而公證書的證據(jù)效力能夠有效防止證據(jù)的滅失，確保當(dāng)事人主張的權(quán)利有證據(jù)保障，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
